Profesi Buyer, apakah itu?

Buyer yang secara meaning bahasa inggris artinya Pembeli, adalah suatu posisi pekerjaan dalam perusahaan yang melalukan pengadaan untuk perusahaan tersebut, baik untuk digunakan pada proyek atau pun internal perusahaan. Selain nama Buyer, profesi ini juga biasa dikenal dengan istilah Purchasing, Procurement, atau pun SCM.

Biasa nya seoarang buyer akan ditempatkan sesuai fungsi nya bergantung pada organisasi dalam perusahaan tersebut. Contoh nya pada perusahaan tertentu buyer akan masuk dalam Group Departemen Operasional lalu di dalam nya dinamakan Departemen Procurement yang nanti nya akan mengambil pekerjaan proyek-proyek (baik itu proyek dari awal, mau pun untuk operasioal dalam proyek yang sedang berjalan) di perusahaan tersebut. 

Namun pada perusahaan lain nya, bisa jadi buyer akan masuk dalam departemen khusus yakni Procurement jika hanya untuk menangani proyek dari awal. Dan untuk operasional ada departemen khusus lagi, di mana buyer nya hanya khusus menangani operasional aset perusahaan tersebut.  

Buyer memiliki tanggung-jawab untuk melakukan aktifitas pembelian terhadap permintaan kebutuhan barang atau jasa, sampai barang tersebut diterima oleh enduser & pembayaran ke supplier dituntaskan. Seorang buyer akan sangat erat kaitan nya dengan dengan engineer untuk bekerjasama mereview penawaran yang masuk dari para vendor yang berpartisipasi dalam bidding. 

Buyer akan mereview secara kompersif setiap quotation yang masuk, dan mendelegasikan engineer untuk mereview lebih detail untuk aspek spesifikasi teknis dari barang yang ditawarkan. Hasil review engineer akan disimpulkan dengan sentence Acceptable atau Acceptable with Note atau bahkan Not Acceptable. Tentu harapan untuk dari barang yang akan dibeli adalah Acceptable dengan artian sepenuh nya sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan enduser. Namun ada kala diskusi lebih lanjut bisa dilakukan jika status nya Acceptable with Note, dikarenakan ada nya potensi saving budget signifikan jika membeli produk tersebut. Dalam sesi diskuai lanjutan, Buyer akan terus didampingi oleh engineer untuk menentukan catatan-catatan tambahan yang mesti diikuti oleh vendor agar Acceptable with Note tersebut tidak membuat mereka tereliminasi. Sementara untuk statsu Not Acceptable sudah bisa proses bidding tersebut tidak perlu dilanjutkan ke vendor yang bersangkutan. 

Jika sudah tidak ada issue spesifikasi teknikal, Buyer akan melanjutkan proses klarifikasi komersial. Buyer wajib memberikan ketentuan kontraktual yang diterapkan perusahaan agar vendor-vendor yang berpartisipasi tahu aturan pembelian & bersedia untuk comply terhadap aturan yang dibuat. Diskusi tentu saja bisa alot jika ada vendor yang mau aturan perusahaan nya sendiri yang dipakai atau dimasukan dalam tulisan kontrakrual pembeli. Dalam hal ini Buyer mesti mencermati & mereview aturan yang mereka ajukan atau banding. Karena sebagai Buyer, wajib untuk selalu memastikan perusahaan dalam keadaan sangat aman dari segala potensi masalah ke depan nya.

Dalam proses review itu, sacara nature juga terjadi proses negosiasi. Karena Buyer mesti membuat semua calon supplier (vendor-vendor) terhadap aturan dan kebijakan perusahaan. Semua kesepakatan akan dirangkum secara tertulis dan ditandatangi semua pihak. Apabila urusan aturan sudah selesai & ketentuan komersial juga tidak issue, maka proses negosiasi harga bisa dibuka. Karena negosiasi harga ibarat kita mengikat semua kumpulan barang yang telah dijadikan satu. Jika sudah di-ikat lalu bagian dalam nya masih ada issue, itu artinya secara terpaksa ikatan itu akan berantakan lagi. Maka sangat penting untuk membahas negosiasi harga pada tahap yang terakhir.

Seorang buyer mesti selalu membaca psikologi seller. Apakah dengan ini dia akan begitu, apakah dengan ini dia akan begitu. Mereka punya intent menjual barang dengan profit tertinggi, dan sebaliknya Buyer punya intent dengan membeli barang yang dicari dengan harba termurah (agar perusahaan hemat budget). Maka how to make good deal akan bergantung dari situasi bidding yang terjadi. Sebagaimana banyak ilmu marketing bertebaran untuk memberikan strategi terbaik agar closing order. Buyer juga mesti melengkapi diri nya dengan berbagai strategi agar tepat dalam placing order.

Karena at the of day, orientasi semua perusahaan ada adalah untuk Uang. Bahkan untuk perusahaan baru berkembang, owner nya sendiri yang turun untuk melakulan pembelian, sebegitu penting nya pembelian. Maka dari itu, sebagai perpanjangan tangan dari perusahaan untuk mengeksekusi pembelian, seorang Buyer mesti dengan penuh tanggung-jawab dan profesinalime melaksanakan nya.